Politique de confidentialité

La région 9 des Outremangeurs Anonymes respecte notre 12e Tradition d'anonymat et s'engage à protéger la vie privée de tous ceux qui partagent leurs informations personnelles avec nous.

Portée de cette politique

La Région 9 traitera les données personnelles des membres et non-membres d'OA. Les personnes peuvent s'abonner à la liste de diffusion, les membres peuvent assister aux réunions de la Région 9 et occuper les fonctions de responsable, de liaison avec le conseil d'administration, de président ou de membre de comité, ou de coordinateur de service pour la Région 9. Un registre des réunions sera tenu et les coordonnées seront enregistrées dans les adresses électroniques. Si des membres organisent des événements ou des ateliers et produisent du matériel promotionnel, celui-ci sera diffusé et publié sur le site web. La Région 9 supervise une assemblée annuelle qui se tient sous l'égide de la fédération nationale d'OA du pays où elle a lieu.

La Région 9 s'engage à respecter la vie privée des personnes dont les renseignements personnels sont traités, et la présente politique décrit comment cet engagement sera respecté. Elle s'applique aux responsables, aux représentants et aux membres de l'OA de la Région 9 qui traitent des données personnelles au nom de la Région 9 ou en lien avec celle-ci (y compris les organismes de services qui accueillent des événements de la Région 9) ou avec l'organisme de bienfaisance OA Région 9.

Cette politique doit être lue conjointement avec la politique de protection des données et la politique d'information.

Politique de sécurité et autres politiques de ce type qui pourraient être créées.

Principes généraux

La Région 9 prend les précautions nécessaires lors du traitement des données personnelles dans le cadre de ses activités. La confidentialité est assurée et les données personnelles ne sont jamais divulguées, sauf si la loi l'exige ou si la divulgation est effectuée auprès d'un sous-traitant de données externe (non OA), tel que Google ou nos hébergeurs de site web. Nous utilisons les données personnelles uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été communiquées et les supprimons ou les détruisons de manière sécurisée dès qu'elles ne sont plus nécessaires.

Responsables de la région 9, agent de liaison des administrateurs, présidents de comité, membres de comité, coordonnateurs et représentants des services

Les membres d'OA qui occupent l'un de ces postes au sein de la Région 9 devront fournir leurs coordonnées à la Région 9 afin que celle-ci puisse les contacter pour l'exercice de leurs fonctions. En cas de changement de leurs coordonnées, ils devront en informer le président de la Région 9 (chair@oaregion9.org) afin que les enregistrements puissent être mis à jour.

Les coordonnées des responsables, du mandataire du conseil d'administration, des présidents et membres des comités, des coordinateurs de service et des représentants seront conservées pendant la période indiquée dans le tableau ci-dessous. Si ces personnes ont signé un registre de présence aux réunions, ce registre sera également conservé. Ces informations pourront être partagées avec des tiers autorisés et seront stockées sur le Google Drive de la Région 9.

Si un agent ou un représentant souhaite s’opposer au traitement de ses données ou demander que ce traitement soit restreint, il doit le faire par écrit auprès du président de la région 9.

Listes de sponsors, listes de traductions

La Région 9 tient à jour des listes de personnes ayant accepté d'être parrains, d'assurer un accompagnement dans le cadre du programme en 12 étapes ou de traduire des documents. D'autres listes similaires peuvent être établies ponctuellement. Le consentement des personnes figurant sur ces listes est requis et elles peuvent demander la suppression de leurs informations à tout moment. Le consentement des personnes souhaitant être parrainées est également requis afin d'être mises en relation avec des parrains disponibles. Ces personnes consentent au traitement de leurs informations de cette manière et à cette seule fin ; nous ne conservons ces informations que le temps nécessaire à la mise en relation des parrains et filleuls potentiels. Toutes les personnes concernées sont informées de notre politique de confidentialité lorsqu'elles partagent des informations avec la Région 9.

Participants à l'assemblée/au congrès

Les personnes souhaitant participer à l'Assemblée et/ou au Congrès de la Région 9 doivent s'inscrire au préalable. Lors de leur inscription, elles recevront une notice d'information sur la protection des données expliquant qui conservera leurs données et comment elles seront traitées. La durée de conservation des données est indiquée dans le tableau ci-dessous. 

Représentants du groupe (informations reçues du Bureau des services mondiaux)

L’Organisation des Services Mondiaux d’OA tient un registre des réunions d’OA dans le monde entier. Les groupes locaux et les organismes de service sont tenus d’y inscrire leurs coordonnées. Ces données sont ensuite transmises par le Bureau des Services Mondiaux à la Région 9 afin que celle-ci puisse contacter les représentants de sa zone de compétence. Ces informations peuvent inclure le nom complet (s’il est communiqué au Bureau des Services Mondiaux), l’adresse postale, l’adresse électronique et le numéro de téléphone. Toute personne souhaitant être retirée de la liste du Bureau des Services Mondiaux doit le contacter directement. Elle peut également contacter la Région 9 pour que ses coordonnées soient supprimées de ses registres.

prospectus d'événements

Les membres d'OA peuvent choisir de faire figurer leurs coordonnées sur les prospectus et supports promotionnels des événements et ateliers. Les prospectus transmis à la Région 9 à cette fin seront publiés sur le site web avec les données personnelles fournies. Un registre des informations communiquées sera conservé. Une fois l'événement terminé, le prospectus sera retiré du site web.

Si le membre de l'OA souhaite que le prospectus soit retiré avant l'événement, il doit contacter le président de la région 9 qui en informera le responsable du numérique et le comité numérique afin de s'assurer que le prospectus soit retiré.

Droits des personnes concernées

En vertu du RGPD, les personnes concernées (celles dont les données sont traitées) disposent de plusieurs droits :

a. Le droit à savoir Quelles données ont été collectées à leur sujet et comment ces données ont-elles été traitées ?

b.Le droit à apporter des modifications à des données inexactes

c. Le droit à retirer son consentement au traitement des données

d. Le droit de demander que les données soient supprimé

e. Le droit à objet au traitement des données, ou pour qu'il soit limité

f. Le droit à portabilité des données (Ceci s'applique uniquement au traitement automatisé, qui n'a pas lieu dans le contexte de la Région 9)

g. Le droit à se plaindre au Bureau du commissaire à l'information

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, veuillez contacter le président de la région 9.

Consentement au partage d'informations en dehors de l'Union européenne (UE)

La région 9 couvre une vaste zone géographique, s'étendant au-delà de l'UE et incluant des pays et territoires d'Afrique, du Moyen-Orient et d'Asie occidentale. Par conséquent, les agents et organismes de la région 9 basés hors de l'UE peuvent recevoir des données personnelles via cette région. Certains peuvent avoir des politiques de protection des données similaires au Règlement général sur la protection des données (RGPD), d'autres non. Dans ce cas, le RGPD exige le consentement explicite des personnes concernées pour autoriser le traitement de leurs données personnelles. Ce consentement sera sollicité.

Droit d'accès à l'information

Les personnes ont le droit d'accéder à toutes les données personnelles les concernant détenues par la Région 9 et de recevoir les informations suivantes :

• La raison pour laquelle les données sont conservées
• La source des données (si elles ne proviennent pas directement de l'individu lui-même)
• Si cela a été divulgué à quelqu'un d'autre, et si oui, à qui ?
• Combien de temps il sera stocké
• Le droit de demander la mise à jour, la suppression ou la limitation du traitement des données.
• Le droit de porter plainte auprès de Bureau des commissaires à l'information
• Si un système de décision automatisé a été utilisé pour traiter les données
• Si les informations ont été partagées en dehors de l'UE et, le cas échéant, quels mécanismes ont été mis en place pour protéger les données

Il s'agit d'une « demande d'accès aux données personnelles (DSAR) ». Toute personne souhaitant exercer ce droit doit contacter le président de la région 9 par courriel (chair@oaregion9.orgL’information sera fournie gratuitement dans un délai de 30 jours. Le président vérifiera systématiquement l’identité de toute personne effectuant une demande d’accès aux données avant de communiquer toute information.

Processus de demande d'accès aux données personnelles

Toute demande d'accès aux données personnelles doit être transmise au président de la région 9, qui doit l'enregistrer dans le modèle DSAR.

Il convient de contacter la personne qui fait la demande et de confirmer son identité, si nécessaire par une conversation téléphonique ou par tout autre moyen approprié ; elle pourra être amenée à fournir une preuve écrite de son identité.

Le président doit collaborer avec les autres responsables afin d'identifier toutes les informations détenues concernant la personne concernée. OA ne collecte pas beaucoup de données personnelles ; il est donc probable que les informations se limitent à son inscription sur une liste, au registre de présence aux réunions et à son abonnement à la liste de diffusion. Cependant, si la personne a été responsable de la région 9, agent de liaison auprès des administrateurs, président ou membre d'un comité, coordonnateur de service ou représentant à l'assemblée, il pourrait exister davantage d'informations, notamment des courriels la concernant ou provenant d'elle.

Tout document doit être examiné afin d'évaluer s'il peut être divulgué immédiatement ou si sa divulgation risque de porter atteinte aux droits et libertés d'autrui. Les informations concernant un tiers ne doivent pas être divulguées et peuvent être supprimées des documents.

Il convient de ne divulguer aucune information susceptible de nuire à une enquête judiciaire ou de contrevenir à une obligation légale. En cas de doute quant à l'opportunité de divulguer une information, il est recommandé de consulter un spécialiste.

En règle générale, les documents doivent être communiqués dans les 30 jours suivant la demande. La personne concernée peut demander des précisions pendant ce délai. Si la préparation de la communication prend plus de temps, elle doit être contactée dans les 30 jours et informée du retard, ainsi que du délai probable de communication. La communication doit intervenir dans les 90 jours suivant la demande.

Si aucune information n'est détenue concernant la personne concernée, celle-ci doit en être informée.

Si des informations sont détenues mais ne sont pas divulguées, la personne concernée doit être informée qu'aucune suite ne sera donnée à sa demande et qu'elle a le droit de porter plainte auprès du Bureau du commissaire à l'information.

Une brève description de la divulgation doit être consignée dans le modèle DSAR, ainsi que la date de toute divulgation et tout document non divulgué, avec les raisons de la non-divulgation.

Archivage et conservation

Les données personnelles ne doivent être conservées que pendant la durée minimale nécessaire, conformément à la finalité du traitement. Une fois cette durée écoulée, il incombe à la personne responsable du traitement de les supprimer. Les responsables, les membres de liaison du conseil d'administration, les présidents et membres des comités, ainsi que les coordinateurs de service sont chargés de la gestion de leurs comptes Google Drive et de messagerie, tandis que les représentants de la région 9 sont responsables des adresses électroniques de leur groupe.

Version

Cette politique a été élaborée le 5 mai 2020 et approuvée par l'Assemblée de la région 9 en octobre 2020.

La politique a été révisée et approuvée le 16 janvier 2026.
Toute question relative à cette politique ou toute demande d'information concernant la protection des données doit être adressée au président de la région 9 (chair@oaregion9.org)