Avis de confidentialité de l'Assemblée

Avis important à tous les participants à l'Assemblée et au Congrès de la Région 9

La présente politique de confidentialité vous informe sur la manière dont la Région 9 des Outremangeurs Anonymes collecte et traite les données personnelles que vous fournissez lors de votre inscription à l'Assemblée et/ou à la Convention de la Région 9. Vos données sont traitées conformément au Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679.

1. INFORMATIONS IMPORTANTES ET QUI NOUS SOMMES

Les Outremangeurs Anonymes sont une association mondiale dont la structure de soutien aux groupes locaux est composée de différents organismes. Cette structure est décrite en détail ici : https://oa.org/groupsservice-bodies/groups/service-structure/

La Région 9 regroupe des groupes, des intergroupes et des conseils de service en Europe, au Moyen-Orient, en Afrique et en Asie occidentale, ainsi que des organismes de service virtuels affiliés à la Région. La Région 9 est responsable du traitement de vos données personnelles. Notre nom complet est « Overeaters Anonymous Région 9 ».

La région est desservie par le Conseil des services de la région 9 et le représentant des administrateurs de l'OA auprès de la région 9. Dans le présent avis, le terme « Conseil » désigne également le représentant des administrateurs auprès de la région 9. Des comités appuient également le Conseil. Des comités spéciaux peuvent être créés ponctuellement pour mener à bien des projets spécifiques. Ces comités sont composés de représentants régionaux à l'Assemblée et de membres de l'OA qui offrent leurs services à titre individuel.

Si vous avez des questions concernant cet avis de confidentialité ou nos pratiques de protection des données, veuillez nous contacter à confidentialité@oaregion9.org.

2. LES DONNÉES QUE NOUS RECUEILLONS À VOTRE SUJET

Participation à l'Assemblée / Convention à titre personnel

Nous recueillons votre nom et vos coordonnées afin de vous distribuer les documents de travail de l'Assemblée/Convention et autres documents pertinents, et de communiquer avec vous au sujet de l'Assemblée/Convention (avant et après sa clôture).

Le traitement de ces informations est fondé sur notre intérêt légitime à assurer la gestion administrative et les activités courantes de l'Assemblée/Convention. Ces informations sont traitées conformément à notre politique de confidentialité.

Représentant de la région 9 à l'Assemblée

Être représentant de la région 9 est une fonction de service pour laquelle les organismes de service élisent des personnes pour des durées variables. Pendant cette période, vous êtes le point de contact de votre organisme de service pour la région 9. Vos coordonnées seront conservées en toute sécurité à cette fin, et vous pourriez être contacté par le conseil de service de la région 9 ou par un comité de la région 9.

Nous utilisons également vos informations personnelles pour établir le quorum à l'Assemblée.

Le traitement de vos données est fondé sur notre intérêt légitime à mener à bien les activités de la Région en collaboration avec ses représentants élus. Vos données sont conservées conformément à notre Politique de confidentialité.

Si vous quittez votre poste et souhaitez que vos données soient supprimées, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : confidentialité@oaregion9.org.

Remarque : Cette section et la politique dans son ensemble s'appliquent également aux dirigeants, aux agents de liaison des administrateurs, aux présidents de comité et aux coordonnateurs de services.

3. COMMENT NOUS UTILISONS VOS DONNÉES PERSONNELLES

Nous n'utiliserons vos données personnelles qu'aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, comme décrit ci-dessus.

Seules les personnes autorisées sont habilitées à accéder à vos données, qui sont conservées en toute sécurité et confidentialité pendant la période décrite ci-dessus, puis supprimées/détruites à l'aide de méthodes sécurisées.

4. COMMENT NOUS PARTAGEONS VOS DONNÉES PERSONNELLES

Nous ne partageons vos données avec personne en dehors de la région 9 d'OA, à l'exception de l'organisation caritative constituée en société de la région 9 d'OA, sauf si vous y avez expressément consenti ou si nous sommes tenus de partager ces informations par la loi.

Nous utilisons des outils informatiques (par exemple, la messagerie électronique, le stockage hébergé dans le cloud), ce qui signifie que vos données sont traitées par des tiers (par exemple, Google), mais nous avons toujours en place des accords de traitement des données conformes au RGPD afin de protéger la confidentialité de vos données.

5 TRANSFERTS INTERNATIONAUX

La région 9 comprend des pays situés en dehors de l'Union européenne (UE). Vos données peuvent donc être transférées hors de l'UE. Nous devons vous en informer car les pays hors UE n'offrent pas toujours le même niveau de protection des données personnelles. C'est pourquoi le droit européen interdit les transferts de données personnelles hors de l'UE, sauf si ces transferts répondent à certains critères.

Nous ne transférerons vos données hors de l'UE que pour les motifs légitimes suivants :

Vous résidez dans un pays hors UE, et par conséquent, nous devons traiter vos données en dehors de l'UE afin de pouvoir communiquer avec vous.
Nous avons recours à un sous-traitant qui stocke ou traite des données en dehors de l'UE (par exemple, Google traite des données aux États-Unis). Nous n'aurons recours à un tel sous-traitant que s'il existe des garanties de sécurité des données approuvées par l'UE, par exemple s'il a adhéré au Bouclier de protection des données UE-États-Unis ou si notre contrat de traitement intègre des clauses contractuelles types approuvées par l'UE.
Vous avez explicitement consenti au transfert de vos informations et vous avez été averti(e) des risques potentiels liés à ce transfert.

Note importante concernant les transferts hors de l'UE visés au point (c) ci-dessus (consentement) :

Le Conseil de service de la Région 9 peut inclure des membres d'OA provenant de régions hors de l'UE, compte tenu de l'étendue géographique de la Région. Dans le cadre de ses activités, le Conseil communiquera par courriel et utilisera également Google Workspace. Si un membre du Conseil reçoit un courriel contenant des données personnelles provenant de l'extérieur de l'UE, ou utilise un lecteur ou un dossier partagé Google Workspace pour accéder à des données personnelles situées hors de l'UE, Ces données seront transférées hors de l'UE..

Selon le pays où réside le membre du conseil d'administration, l'UE peut avoir conclu à l'existence de normes adéquates en matière de protection des données. Toutefois, il est possible que ce membre réside dans un pays où une telle conclusion n'a pas été établie.

Nous ne partageons d'informations entre les membres du Conseil d'administration que lorsque cela est véritablement et raisonnablement nécessaire au fonctionnement de la Région. Par exemple : le Secrétaire accède à la liste des adresses électroniques pour envoyer les procès-verbaux, et le Responsable du numérique utilise la liste des personnes inscrites pour recevoir les annonces afin de les diffuser. Tous les membres du Conseil d'administration sont tenus de respecter les politiques de protection des données et de sécurité de l'information, et devront supprimer les informations conformément aux instructions reçues.

Pour que nous puissions exercer les activités de la Région en toute légalité, nous devons prendre en compte la possibilité que vos données personnelles soient consultées par un membre du Conseil d'administration basé hors de l'UE, dans un pays pour lequel l'UE n'a pas rendu de décision d'adéquation. Nous avons donc besoin de votre consentement. Pour que vos données personnelles soient accessibles depuis l'extérieur de l'UE, votre consentement vous sera demandé au bas de ce formulaire.

6. VOS DROITS LÉGAUX

Vous disposez de droits en vertu des lois sur la protection des données concernant vos données personnelles :

le droit de recevoir une copie des données personnelles que nous détenons vous concernant ;
le droit de demander la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, ou la limitation du traitement vous concernant, ou de vous opposer au traitement ;
lorsque le traitement est fondé sur le consentement, le droit de retirer son consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait ;
le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de surveillance de la protection des données. Au Royaume-Uni, il s'agit du Bureau du commissaire à l'information (Information Commissioner's Office).www.ico.org.uk).

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, veuillez contacter le président régional à l'adresse suivante : chair@oaregion9.org.

Contactez-nous si vous avez des questions.

TRÈS IMPORTANT : Je consens à ce que mes données soient transférées hors de l'Union européenne entre les membres du service de la région 9 comme décrit au paragraphe 5 ci-dessus.

Annonces : Veuillez sélectionner cette option si vous souhaitez être ajouté à la liste de diffusion des actualités et annonces de la région 9.

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